Datenschutzerklärung Voice Agent | Dr. med. Just

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die

Dr. med. Jennifer Just (Datenschutzbeauftragte)

MVZ Dr. Just GmbH
Träger des MVZ Dr. Just, Neuropraxis Freudenstadt
Heideweg 64
72250 Freudenstadt

mail@neuropraxis-fds.de

Zweck der Verarbeitung

Es ist denkbar, dass Sie im Rahmen der Interaktion mit unserer Callpilotin Sophie personenbezogene Daten mit Sophie teilen. Diese verarbeiten wir, da Sophie über Ihre Unterhaltungen mit Sophie ein Transkript anfertigt. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

Die Transkription der eingehenden Anrufe ermöglicht Sophie, Ihr Anliegen zu verstehen, Kommunikationsinhalte zuzuordnen und entsprechende Antworten zu generieren. Ohne die Verarbeitung der Sprachdaten wäre eine Erbringung des Telefondienstes nicht möglich.
Die Log-Dateien Ihrer Gespräche dienen dazu, technische Abläufe nachverfolgbar zu machen, Systemfehler zu erkennen und Fehlfunktionen zu analysieren. Dies umfasst etwa Erkennungsfehler der Spracherkennung, technische Abbrüche oder fehlerhafte Routing-Entscheidungen von Sophie.
Die Transkriptionsdaten werden verwendet, um die Erkennungs- und Antwortqualität von Sophie fortlaufend zu optimieren.
Die Transkriptionsdaten werden zudem dazu verwendet, die Funktionalitäten der Callpilotin Sophie zu ermöglichen, insbesondere für die Beantwortung von Fragen und die Weiterleitung des Anliegen an die Neuropraxis.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Von Gesetzes wegen ist im Grundsatz jede Verarbeitung personenbezogener Daten verboten und nur dann erlaubt, wenn die Datenverarbeitung unter einen der folgenden Rechtfertigungstatbestände fällt:

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO): Wenn der Betroffene freiwillig, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung zu verstehen gegeben hat, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden ist;
Erforderlichkeit für den Vertrag (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO): Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei der Betroffene ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf die Anfrage des Betroffenen erfolgen;
Gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO): Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt (z. B. eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht);
Schutz lebenswichtiger Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DSGVO): Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Betroffenen oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
Handeln im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO): Wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO): Wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter (insbesondere rechtlicher oder wirtschaftlicher) Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die gegenläufigen Interessen oder Rechte des Betroffenen überwiegen (insbesondere dann, wenn es sich dabei um einen Minderjährigen handelt).

Damit Sie die Verarbeitungsvorgänge hinsichtlich Ihrer Daten nachvollziehen können, geben wir im Folgenden die jeweils anwendbare Rechtsgrundlage an. Eine Verarbeitung kann auch auf mehreren Rechtsgrundlagen beruhen:

Die Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten im Zuge der Nutzung von Sophie sowie die Transkription und Erstellung von Log-Dateien erfolgen – soweit Sie bereits mit uns einen Behandlungsvertrag abgeschlossen haben oder einen solchen beabsichtigen, beispielsweise weil Sie einen Terminwunsch äußern, ein Folgerezept bestellen oder ein anderes Anliegen an unsere Praxis richten oder beabsichtigen, unsere Praxis aufzusuchen – für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, auf Ihre Anfrage.

Soweit Sie im Rahmen Ihres Anliegens gesundheitsbezogene Angaben oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO machen – etwa wenn Sie ein Folgerezept für ein bestimmtes Medikament bestellen, Beschwerden schildern oder den Grund Ihres Termins bzw. Ihres Anliegens nennen –, stützt sich die Verarbeitung dieser Daten zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG. Danach ist die Verarbeitung zulässig, soweit sie für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, der medizinischen Diagnostik, der Versorgung oder Behandlung im Gesundheitsbereich sowie für die Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheitsbereich erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt durch bzw. unter der Verantwortung von Personen, die einer gesetzlichen Geheimhaltungspflicht (ärztliche Schweigepflicht gemäß § 203 StGB) unterliegen; die nach § 22 Abs. 2 BDSG erforderlichen angemessenen Schutzmaßnahmen werden eingehalten. Sie sind nicht verpflichtet, gesundheitsbezogene Angaben gegenüber Sophie zu machen; solche Angaben erfolgen freiwillig auf Ihre Veranlassung.

Darüber hinaus ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich. Die Verarbeitung der Log-Dateien sowie die damit verbundene Analyse, das Monitoring, die Qualitätssicherung, die Fehlererkennung und die Optimierung von Sophie erfolgen auf Grundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dieses Interesse besteht insbesondere darin, die technische Funktionsfähigkeit des KI-Systems dauerhaft sicherzustellen, Fehler im Betrieb zu identifizieren und durch Debugging zu beheben, die zugrunde liegenden Sprachmodelle und die Dialoglogik fortlaufend zu verbessern sowie die Kommunikationsqualität insgesamt zu gewährleisten. Darüber hinaus dient die Verarbeitung der Aufrechterhaltung der IT-Sicherheit, der Verhinderung von Missbrauch und betrügerischen Nutzungen sowie der internen Dokumentation und der Nachweisbarkeit der Abläufe.

Unsere berechtigten Interessen überwiegen, weil die beschriebenen Verarbeitungsvorgänge zwingend erforderlich sind, um den Betrieb von Sophie dauerhaft sicher, verlässlich und technisch einwandfrei zu gewährleisten. Wir haben ein legitimes Interesse daran, Funktionsstörungen frühzeitig zu erkennen, technische Abläufe zu überwachen, Fehlreaktionen zu analysieren und die Qualität der Spracherkennung sowie der Dialogführung kontinuierlich zu verbessern. Ohne diese Datenverarbeitung wäre es nicht möglich, Sophie in einer Weise zu betreiben, die stabile Abläufe, eine hohe Antwortqualität und ein dem Stand der Technik entsprechendes Sicherheitsniveau gewährleistet.

Demgegenüber ist der Eingriff in Ihre Rechte begrenzt. Für die Nutzung von Sophie ist es nicht erforderlich, dass Sie personenbezogene Daten preisgeben. Sie können selbst entscheiden, welche Informationen Sie im Telefonat nennen und ob Sie Angaben zu Ihrer Person machen. Die von Sophie erfassten Gesprächsinhalte werden ausschließlich für die genannten technischen und qualitätsbezogenen Zwecke verarbeitet; eine Verwendung zu Marketing-, Profilbildungs- oder Weitergabenzwecken an Dritte findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt damit in einem klar umrissenen, vorhersehbaren und für Sie beherrschbaren Rahmen. Unter diesen Voraussetzungen überwiegt unser Interesse, Sophie sicher, funktional und qualitativ hochwertig bereitzustellen, gegenüber Ihren entgegenstehenden Interessen, zumal Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt und die Verarbeitung auf das notwendige Maß beschränkt wird.

Wir erheben keine persönlichen Informationen von Kindern. Im Fall der unwissentlichen Erhebung werden wir diese unverzüglich löschen.

Datenlöschung und Speicherdauer

Wir löschen die Log-Dateien, spätestens ein Jahr nach der jeweiligen Protokollierung.

Die im Rahmen Ihres Anrufs erstellten Transkripte verarbeiten wir nur so lange, wie dies zur Bearbeitung und Weiterleitung Ihres Anliegens erforderlich ist. Wir löschen die Transkripte, sobald Ihr Anliegen an die Praxis übermittelt und dort erfasst wurde, spätestens jedoch 30 Tage nach dem Anruf. Soweit Ihr Anliegen und die dabei von Ihnen mitgeteilten Angaben in die Behandlungsdokumentation der Praxis übernommen werden, unterliegen sie dort den gesetzlichen ärztlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 630f Abs. 3 BGB sowie § 10 der Berufsordnung für Ärztinnen und Ärzte); diese Speicherung durch die Praxis ist von der Verarbeitung im Rahmen von Sophie zu unterscheiden.

Eine Speicherung kann jedoch über die angegebene Zeit hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen oder wenn die Speicherung durch gesetzliche Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen (z.B. § 257 HGB, § 147 AO), vorgesehen ist. Sobald die durch die gesetzlichen Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, erfolgt eine Sperrung oder Löschung der personenbezogenen Daten, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.

Speicherort Ihrer Daten

Eine Speicherung Ihrer Daten erfolgt nur auf unseren Servern in der Europäischen Union, soweit wir nicht explizit auf einen anderen Speicherort hinweisen.

Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Für die Prüfung der Geeignetheit einer technischen oder organisatorischen Maßnahme berücksichtigen wir den Stand der Technik, die Kosten der Implementierung und die Natur, den Umfang, den Kontext und den Zweck der Verarbeitung sowie das bestehende Risiko einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für die jeweils betroffene Person. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Nähere Informationen hierzu erteilen wir Ihnen auf Anfrage gerne.

Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern

Wir setzen zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs externe in- und ausländische Dienstleister ein. Wir betreiben beispielsweise unsere Server nicht selbst, sondern durch einen Subunternehmer. Im Wege unserer IT-Infrastruktur setzen wir unter anderem auf Cloudlösungen.

Subunternehmer, sogenannte Auftragsverarbeiter, werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden nach Art. 28 DSGVO vertraglich von uns dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Sofern wir personenbezogene Daten an andere Unternehmen weitergegeben oder von anderen Unternehmen an uns weitergegeben werden, geschieht dies aufgrund eines bestehenden Auftragsverarbeitungsverhältnisses, das die Einhaltung des Datenschutzniveaus der DSGVO sicherstellt.

Voraussetzungen der Weitergabe von personenbezogenen Daten in Drittländer

Im Rahmen der Nutzung von Sophie können Ihre personenbezogenen Daten an Drittgesellschaften weitergegeben oder offengelegt werden. Diese können sich auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), also in Drittländern, befinden. Eine derartige Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen und geschäftlichen Verpflichtungen. Über die jeweiligen Einzelheiten der Weitergabe unterrichten wir Sie nachfolgend an den dafür relevanten Stellen.

Einigen Drittländern bescheinigt die Europäische Kommission durch sog. Angemessenheitsbeschlüsse einen Datenschutz, der dem EWR-Standard vergleichbar ist (eine Liste dieser Länder sowie eine Kopie der Angemessenheitsbeschlüsse erhalten Sie hier: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.html). In anderen Drittländern, in die ggf. personenbezogene Daten übertragen werden, herrscht aber unter Umständen wegen fehlender gesetzlicher Bestimmungen kein durchgängig hohes Datenschutzniveau. Soweit dies der Fall ist, achten wir darauf, dass der Datenschutz ausreichend gewährleistet ist.

Die Gewährleistung des angemessenen Datenschutzes erfolgt über bindende Unternehmensvorschriften, Standard-Vertragsklauseln der Europäischen Kommission zum Schutz personenbezogener Daten, Zertifikate oder anerkannte Verhaltenskodizes.

Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an die oben unter „Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen“ genannte Stelle.

Keine automatisiere Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten in einem Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling).

Keine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Wir machen den Abschluss von Verträgen mit uns nicht davon abhängig, dass Sie uns zuvor personenbezogene Daten bereitstellen. Für Sie besteht keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, uns Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Sophie zur Verfügung zu stellen.

Gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung bestimmter Daten

Wir können unter Umständen einer besonderen gesetzlichen oder rechtlichen Verpflichtung unterliegen, die rechtmäßig verarbeiteten personenbezogenen Daten für Dritte, insbesondere öffentlichen Stellen, bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). Eine solche Pflicht kann sich etwaig aus dem EU-AI-Act ergeben.

Ihre Rechte

Ihre Rechte als Betroffener bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten können Sie uns gegenüber unter den oben unter „Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen“ angegebenen Kontaktdaten jederzeit geltend machen. Als Betroffener haben Sie das Recht,

gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist;
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen („Datenübertragbarkeit“);
gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Verarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist. Sofern es sich nicht um einen Widerspruch gegen Direktwerbung handelt, bitten wir bei Ausübung eines solchen Widerspruchs um die Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollen. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen;
gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal (auch vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.5.2018) erteilte Einwilligung – also Ihr freiwilliger, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung verständlich gemachter Wille, dass Sie mit der Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden sind – jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, falls Sie eine solche Einwilligung erteilt haben. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen; nicht betroffen davon sind (nicht notwendigerweise andere) Verarbeitungsvorgänge, die wegen anderer Rechtsfertigungsgründe als Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO erlaubt sind; und
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns zu beschweren, etwa bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Str. 35, 70191 Stuttgart, Tel. 0711 6155410, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de.

Verarbeitete personenbezogene Daten

Wir verarbeiten für die Verwendung von Sophie nur diejenigen personenbezogenen Daten, die Sie Sophie gegenüber preisgeben. Dazu können insbesondere gehören: Ihr Name, Ihre Telefonnummer sowie die Angaben, die Sie im Gespräch zu Ihrem Anliegen machen (z. B. Terminwunsch, Rezeptwunsch oder sonstige Rückfragen). Soweit Sie dabei gesundheitsbezogene Angaben machen – etwa das gewünschte Medikament, geschilderte Beschwerden oder den Grund Ihres Anliegens –, verarbeiten wir auch diese besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO) auf den oben im Abschnitt „Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung“ genannten Grundlagen.

Änderungen der Datenschutzhinweise

Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen werden unsere Datenschutzerklärung regelmäßig auf Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft. Änderungen wird Ihnen Sophie mitteilen, soweit Sie sie darum bitten. Diese Datenschutzerklärung hat den Stand August 2026.